Informativa pubblicazione e divulgazione dati studenti

INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 PER LA REALIZZAZIONE DI RIPRESE VIDEO E FOTOGRAFICHE E PER LA RELATIVA PUBBLICAZIONE, DIFFUSIONE E DIVULGAZIONE DEI DATI PERSONALI DELL’ALUNNO MINORE NEL CONTESTO DELLE ATTIVITÀ DELL’ISTITUTO

1. Titolare del trattamento

L’Istituto Comprensivo di Azeglio, (telefono0125/72125 – email  TOIC894006@istruzione.it), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, il “Titolare” o la “Scuola”), fornisce alcune informazioni in merito alle operazioni di trattamento di alcuni dati personali dell’alunno minore (di seguito, l’”Interessato” o lo “Studente”) poste in essere nell’ambito dello svolgimento di iniziative didattiche e educative, comprese quelle extracurriculari o diverse da quelle di didattica quotidiana come progetti volte alla sperimentazione da parte dello Studente di diverse e innovative modalità di comunicazione e confronto, autorizzate dalla Scuola, dalla stessa organizzate o patrocinate anche in collaborazione con terze parti o comunque alla stessa riconducibili (di seguito, le “Attività”), in cui può risultare utile o indispensabile la raccolta, anche mediante videoregistrazione, delle immagini dell’Interessato.

Il presente documento vale ad integrazione dell’informativa privacy generale già consegnata allo Studente e al relativo esercente la responsabilità genitoriale o tutore in occasione dell’iscrizione alla Scuola o nel corso del percorso scolastico.

2. Responsabile Protezione dei Dati

Il responsabile della protezione dei dati è il Dott. Federico Croso, ed è contattabile ai seguenti recapiti: numero telefonico: 0163 03 50 22 – indirizzo email: dpo@gdprscuola.it

3. Dati personali trattati, finalità del trattamento e base giuridica

Nel contesto delle Attività è possibile che la Scuola tratti i seguenti dati personali dell’Interessato:

  • nome e cognome (di cui la Scuola è già in possesso in ragione del rapporto con lo Studente);
  • immagine e voce (comprese quindi anche le eventuali testimonianze e dichiarazioni rese dall’Interessato) acquisite mediante apparecchiature e piattaforme tecnologiche (di seguito, i “Dati Video”);

 (di seguito (i) e (ii), complessivamente, i “Dati Personali”).

I Dati Personali verranno trattati per le seguenti finalità:

  1. per consentire la partecipazione dello Studente alle Attività e per la gestione delle stesse;
  2. per la realizzazione e/o documentazione delle Attività mediante la relativa registrazione audio/video, ripresa fotografica e, anche per fare conoscere e pubblicizzare le Attività, per la diffusione/divulgazione tramite i diversi canali informativi/ di comunicazione del Titolare – sia multimediali (sito web istituzionale  e i siti dedicati ai singoli plessi scolastici) – o mediante consegna ai genitori di supporti cartacei e digitali contenenti i Dati Personali (tra cui, ad esempio, album, chiavette USB, cd, etc.). Con particolare riferimento a tale ultima ipotesi, i Dati personali vengono raccolti dalla Scuola e condivisi con i genitori/tutori per consentire agli stessi di documentare determinati eventi scolastici e conservarne il ricordo.

Fermo restando la portata istituzionale delle Attività e il soddisfacimento tramite le stesse della funzione sociale tipica della Scuola di sviluppo delle competenze e della personalità dello Studente, la Scuola tratterà i Dati Personali in forza delle seguenti basi giuridiche:

  • con riferimento alla finalità sub a), l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investita la Scuola (e in particolare dei compiti formativi e educativi alla stessa attribuiti);
  • con riferimento alla finalità sub b), e in particolare al trattamento dei Dati Video, il consenso degli esercenti la responsabilità genitoriale o del tutore dello Studente manifestato unitamente al rilascio dell’autorizzazione ai sensi degli artt. 96 e 97 L. n. 633/1941 (Legge sul diritto d’autore) posta in calce alla presente o, laddove necessario od opportuno in ragione della specificità del caso non rientrante nelle ipotesi previste da detta autorizzazione, di apposite liberatorie sottoscritte prima della pubblicazione dell’Immagine.

4. Natura del conferimento dei dati

Il trattamento dei Dati Personali è necessario per il completo perseguimento delle finalità indicate. In ogni caso, la prestazione del consenso richiesto in relazione alla finalità indicata al par. 3 sub b) è facoltativo e libero; tuttavia, il mancato rilascio del consenso a ritrarre lo Studente e alla conseguente diffusione delle immagini acquisite, pur non precludendo sempre e di per sé la partecipazione dello Studente alle Attività, può in alcuni casi pregiudicarla o comunque renderla difficoltosa in ragione della non registrazione, pubblicazione e diffusione dei Dati Video dello Studente. Con particolare riferimento alle immagini, il Titolare precisa che per ragioni tecniche od organizzative degli spazi delle Attività o di realizzazione delle stesse potrebbe non essere sempre possibile escludere dalla registrazione le immagini dello Studente (e la sua voce); in tale ipotesi, la Scuola provvederà a oscurare il volto (mediante, per esempio, pixel, sfocatura o bollini) per non rendere l’Interessato identificabile.

5. Modalità di trattamento

Come su precisato, i Dati Personali potranno essere trattati a mezzo di strumenti sia manuali sia informatici/digitali da parte di soggetti a ciò autorizzati ed appositamente istruiti.

In particolare, i Dati Video verranno raccolti dagli insegnanti addetti alla realizzazione dei materiali multimediali e video, i quali agiranno in qualità di autorizzati del Titolare e in conformità alle istruzioni da questo impartite. Tra le altre cose, è vietato agli autorizzati qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei Dati Personali che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti istituzionale agli stessi affidati.

Nei video e nelle immagini di cui sopra i minori saranno ritratti solo nei momenti “positivi” (secondo la terminologia utilizzata dal Garante per la protezione dei dati personali e dalla Carta di Treviso del 5 ottobre 1990 e successive integrazioni) e costruttivi legati alla vita della Scuola.

6. Conservazione

I Dati Personali verranno conservati dalla Scuola per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti nel contesto delle Attività. In particolare, nel caso di Attività continuativa i Dati Personali verranno conservati almeno per la durata della stessa e nel caso in cui tali dati siano stati diffusi tramite il sito web istituzionale e i canali social, gli stessi saranno conservati almeno fino al mantenimento delle pagine on line relative alle Attività. La rimozione dei Dati Personali dalle pagine della Scuola non comporta necessariamente la cancellazione degli stessi dagli archivi del Titolare, fermo restando l’obbligo di quest’ultimo di rispettare le indicazioni delle regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (“AGID”) e dei tempi indicati dal Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche.

Si precisa che a prescindere dalle pagine della Scuola, è possibile che i Dati Personali restino comunque rintracciabili in internet (come può accadere nei casi in cui l’immagine/il video siano stati consigliati, taggati, indicizzati, etc.), essendo tale circostanza fuori dalla portata di controllo della Scuola e quindi della sua responsabilità.

7. Destinatari

Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento sopra indicate, i Dati Personali potranno essere comunicati a/conosciuti da:

  • gli autorizzati al trattamento del Titolare (insegnanti, personale ATA e altri collaboratori o operatori scolastici, compresi anche i volontari, addetti all’organizzazione delle Attività e alle relative riprese audio/video e alla successiva diffusione sui media del Titolare o alle attività istituzionali e di comunicazione, ai servizi web, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati e alla segreteria);
  • società e professionisti terzi che svolgono parte delle attività di trattamento e/o attività connesse e strumentali alle stesse per conto del Titolare (servizi Web, consulenti legali e privacy);
  • Amministrazioni dello Stato, Enti pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni e verifiche;
  • soggetti che possono accedere ai Suoi dati in forza di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.

Per effetto della diffusione i Dati Personali sono resi conoscibili e consultabili da un numero indeterminato di soggetti, come i visitatori del sito internet istituzionale (www.icazeglio.edu.it) e dei siti dei singoli plessi scolastici (indicati e consultabili tramite i seguenti link pubblicati nel sito internet istituzionale della Scuola: https://www.icazeglio.edu.it/plessi/scuole-dellinfanzia/; https://www.icazeglio.edu.it/plessi/scuole-primarie/; https://www.icazeglio.edu.it/plessi/scuole-secondarie-di-1-grado/).

I Dati Personali pubblicati attraverso tali canali potrebbero quindi essere estratti dai comuni motori di ricerca nel caso di ricerche on line effettuate da terzi soggetti.

8. Trasferimenti dei dati verso Paesi Extra UE

Di norma i Dati Personali non sono trasferiti verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale. Tuttavia, qualora per il raggiungimento delle finalità indicate al par. 3 ciò dovesse rendersi necessario, il trasferimento avverrà in conformità ai requisiti prescritti dalla normativa europea e quindi in presenza di condizioni tali da assicurare un livello di protezione dei Dati Personali conforme a quello richiesto dal GDPR (come le clausole contrattuali standard, decisioni di adeguatezza, etc.).

9. Diritti dello Studente

A tutela dello Studente sono esercitabili nei confronti del Titolare, se in concreto applicabili e qualora ne ricorrano le circostanze, i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso che permette di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che riguardano lo Studente e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai Dati Personali;
  • Diritto di rettifica che permette di ottenere la rettifica/integrazione dei dati personali inesatti/incompleti inerenti allo Studente;
  • Diritto alla cancellazione che permette di ottenere, nei casi previsti dalla normativa, la cancellazione dei dati personali trattati dalla Scuola inerenti allo Studente;
  • Diritto di limitazione di trattamento che permette di ottenere, nei casi previsti dalla normativa, la limitazione (cioè il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro) del trattamento dei dati personali inerenti allo Studente;
  • Diritto alla portabilità dei dati che, nelle ipotesi in cui il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati sulla base giuridica del contratto o del consenso, permette di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, limitatamente ai dati forniti al Titolare, i dati personali che riguardano lo Studente e analogamente il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.

Inoltre, spetta allo Studente (quando in concreto esercitabile) il diritto di opporsi in qualsiasi momento – per motivi, da esplicitare, connessi ad una propria situazione particolare – ai trattamenti dei propri Dati Personali effettuati dalla Scuola per le finalità indicate al par. 3 sub lett. a); nonché di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per il trattamento dei  Dati Personali e in particolare dei Dati Video (par. 3 lett. b) senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per fare valere i diritti degli Studenti e per chiedere informazioni, è possibile contattare il Titolare del trattamento o il Responsabile della Protezione dei dati ai recapiti sopra indicati.

Infine, qualora si ritenga che il trattamento dei Dati Personali avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali, è possibile proporre, a tutela dello Studente, reclamo, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, all’Autorità nazionale di supervisione dello stato membro dell’Unione Europea in cui ha la residenza abituale o luogo di lavoro o ove sia avvenuta l’asserita violazione del proprio diritto (nel caso tale Stato sia l’Italia, il soggetto cui rivolgersi è l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali) o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).

10. Informazioni aggiuntive

I familiari degli alunni possono effettuare riprese video e le fotografie durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini, in questi casi, devono essere raccolte solo per fini personali e destinate a un ambito familiare o amicale e non alla diffusione. In caso di pubblicazione delle medesime immagini su Internet, e sui social network si realizza una comunicazione sistematica o diffusione e pertanto diventa necessario, di regola, ottenere il consenso informato delle persone presenti nelle fotografie e nei video, soprattutto da parte dei genitori degli altri studenti eventualmente raffigurati. Parimenti, sarà responsabilità dei genitori/dei tutori dello Studente conservare e custodire con cura i supporti contenenti i Dati Personali eventualmente consegnati e condivisi dalla Scuola e non diffondere e comunicare i Dati Personali di cui vengono a conoscenza, che dovranno trattare esclusivamente per fini personali, destinando l’uso e la visualizzazione dei supporti e dei Dati Personali contenuti a un ambito familiare o amicale.

In caso contrario, quindi in caso di violazione da parte dei familiari di tale precisazione e più in generale della privacy dello Studente, la Scuola sarà esente da qualsiasi responsabilità trattandosi di un trattamento estraneo alla sua organizzazione e sfera di titolarità e controllo.

Il Dirigente Scolastico

 

Ultimo aggiornamento: 25 gennaio 2023

 

 

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